Här finner ni information om de mest vanliga frågeställningar kring bokföring. Varje förklaring har en nedladdningsbar PDF som innehåller hela texten. Det går även bra att lyssna på en ljudfil för respektive område.
Arbetskläder
Arbetskläder
När företaget köper vanliga kläder och skor till ägaren och anställda så är det en skattepliktig förmån, alltså något som ska undvikas helt för att minska problem och mer administration. För mig är det en helt privat utgift, annars måste det upp på lönespecen vem som fått vilka kläder, när och till vilket pris.
Dessutom ska alla underlag redovisas.
Detta gäller även om arbetsgivare och arbetstagare har avtal om att kläderna inte får användas privat.
Det finns två undantag från denna regel.
1. När det gäller skyddskläder och det jag kallar ”grovarbetarkläder” så är det avdragsgillt och skattefritt. Det handlar då om grova arbetskläder, tex skor med stålhätta, grova arbetskängor, skyddsjackor och -ställ, reflexjackor, det som kallas ”blåkläder” och liknande. Jag skulle säga att kockklädsel och liknande faller under den här kategorin. Skatteverket definierar denna typ av kläder som.. ”Kläder som utsätts för starkt slitage, kraftig nedsmutsning eller annars förbrukas osedvanligt snabbt samt skyddskläder som har särskilda skyddsegenskaper mot frätande ämnen, mekaniska skador eller mot väta, värme och kyla som i huvudsak har andra orsaker än klimatförhållanden är skattefria för den anställda.”
2. Uniformer, dvs kläder som ska användas i tjänsten och som är särskilt utformad och fastställd av arbetsgivaren…
Friskvård
Friskvård
Du som har AB har rätt att årligen betala friskvård för dig och de som arbetar i din verksamhet, dvs anställda och ev arbetande styrelsemedlemmar.
För att avdrag överhuvudtaget ska medges måste följande krav vara uppfyllda:
1. Friskvårdsersättningen ska omfatta alla anställda och vara lika för alla anställda.
2. Ersättningen betalas ut via lönen och mot uppvisande av underlag med namngiven person, kvitto, faktura eller betalningsintyg från tex gym.
3. Max 5 000 kr per år och person är avdragsgillt som friskvård i bolaget. Det förutsätter att den som får friskvårdsbidraget kan visa upp underlag som minst motsvarar det beloppet. Friskvårdsbidrag ska inte betalas ut utan att personen först betalat för den och bidraget får inte överstiga det verkliga beloppet personen betalat för då blir det förtäckt lön.
Om du istället har en enskild firma, Handels- eller Kommanditbolag så får du inte avdrag för friskvård i ditt företag. Din friskvård är då en helt privat angelägenhet.
Hemmakontor
Hemmakontor
Om du driver ditt aktiebolag hemifrån kan du få avdrag för verksamhetslokal såsom verkstad eller kontor i din egen bostad
För att avdrag överhuvudtaget ska medges måste följande krav vara uppfyllda:
1. Arbetsgivaren (ditt eget företag) får inte tillhandahålla någon annan arbetsplats. Man kan alltså inte hyra lokal/kontor på annat håll och samtidigt göra avdrag för hemmakontor.
2. Det ska finnas ett klart behov av ett arbetsrum i bostaden.
3. Bostaden måste vara större än vad som hade krävts om den skattskyldiga inte hade varit tvungen att ha ett arbetsrum. Tolkningsfråga tycker jag. Svårt att bevisa.
4. Arbetsrummet får med hänsyn till läge eller utrustning inte ingå i bostadsutrymmet.
För att ett arbetsrum inte ska anses ingå i bostadsutrymmet måste det antingen:
1. Vara så avskilt från själva bostaden att det inte ingår i övriga bostadsutrymmen.
2. Vara inrett på ett sådant sätt att det inte kan användas för bostadsändamål. En gästsäng, en TV med soffa och Playstation är alltså inte gångbart.
3. Egen ingång är ett krav samt att det inte ska finnas någon öppen passage till resten av bostadsytan. Ett separat inrett garage, lägenhet ovanför garaget eller ett Attefallshus utan passage till den övriga bostaden är klockrent.
Löneväxling
Vad är löneväxling?
Att löneväxla innebär att den anställda kommer överens med sin arbetsgivare om att byta en del av sin bruttolön mot ett extra pensionssparande. Om man har tillräckligt hög lön för att löneväxla kan det vara ett alternativ till ett vanligt privat pensionssparande eftersom det finns vissa skillnader i skatter och avgifter.
Pensionssparande är viktigt för att inte få ett för stort inkomsttapp när man slutar arbeta.
För många motsvarar pensionsutbetalningarna de får från allmän pension och tjänstepension bara mellan 50–65 procent av den lön de hade när de slutade jobba. Därför är det viktigt att komplettera med ett privat pensionssparande. Att spara genom löneväxling kan vara en bra lösning om den anställde tjänar 54 200 kronor i månaden eller mer efter att beloppet för löneväxlingen är avdraget. Denna uppgift gäller år 2025 – beloppet varierar år från år och brukar öka lite med tiden.
Om den anställdes månadslön är lägre än nämnd brytpunkt så påverkas intjäning till den allmänna pensionen negativt. Även eventuella ersättningar från föräldraförsäkringen, sjukpenningen och a-kassan påverkas negativt.
Måltider
Måltider, ”personalmat”
Ett av de vanligaste missförstånden är att man kan äta hur som helst på företagets bekostnad – det kan man INTE!
En måltid som företaget betalar för ägaren eller den anställde är giltig bara under fyra förutsättningar
1. Om måltiden är i tjänsten och sker långt bort från den ordinarie arbetsplatsen, tex vid tjänsteresa, under en utbildning, mässa eller liknande. Det finns ingen skarp gränsdragning kring vad som är ”långt bort”, men räkna med minimum 5 mil och långt över en timme i restid enkel väg. En måltid på tåget inräknas här.
2. Om måltiden sker tillsammans med kund eller samarbetspartner. Då kallas det representation (läs nästa avsnitt).
3. Om måltiden sker i direkt anslutning till en av två årliga sammankomster för hela personalstyrkan, tex julfest, Kick o eller liknande.
4. Om måltiden sker i direkt anslutning till en trivselhöjande personalaktivitet såsom en stadsvandring, utflykt eller liknande.
Det är alltså inte tillåtet att utan vidare åtgärder bjuda på mat till exempel under ett vanligt arbetsmöte med en enskild anställd eller ett team, eller under en rekrytering eller liknande. Om arbetsgivaren gör det så måste deltagarna i måltiden förmånsbeskattas, dvs man måste hålla reda på vem som åt och drack vad och för hur mycket. Värdet av måltiden ska direkt upp på nästa lönespec som en skattepliktig förmån varpå arbetsgivaren får betala arbetsgivaravgift på måltiden och deltagaren i måltiden ska betala skatt på förmånen. Som du förstår blir det hela hemskt dyrt och krångligt.
After work är en helt privat angelägenhet, om den inte är i direkt anslutning till ett större event – något av de två eventen per år som arbetsgivaren kan arrangera för hela personalstyrkan.
Representation
Representation
Representation är tillfället då i regel företrädaren eller företrädarna för företaget träffar kunder eller samarbetspartners och i träffen blandar in måltider – frukost, lunch eller middag – men även ”fika”. I träffen kan det också förekomma representationsgåvor. Allt utom en enkel fika är ej avdragsgill representation, d.v.s. man kan inte dra själva måltiden som en skattefri kostnad i bolaget, du får bara tillbaka momsen eller delar av momsen som ingående moms.
Fika går som avdragsgill representation, d.v.s. både förtäringen och momsen är avdragsgill. Men snubbla inte på gränserna; bara för att ni äter en räkmacka på ett enkelt café så är det inte en fika utan en måltid.
Håll dig till en kopp kaffe för att vara säker.
Alkohol är okej men ingår liksom själva maten i klassningen om avdragsgill moms eller ej.
Aktiviteter med kund som ingår i representationsbegreppet kan också vara tex Padel, Golf, Tennis eller liknande sportaktiviteter som i regel tingar en banhyra, deltagaravgift eller motsvarande.
För representationsgåva gäller för närvarande 300 kr exkl moms. Om din representationsgåva kostar mer så är den överskjutande delen inte avdragsgill alls. Typisk gåva är blommor eller en bok eller liknande i samband med att kunden öppnar ett nytt kontor eller försäljningsställe eller liknande. Även runt Jul kan en gåva lämnas men bara om den överlämnas i samband med ett i övrigt korrekt representationstillfälle, d.v.s. med en måltid och ett möte inblandad.